Tietosuojaseloste – tuntikirjausjärjestelmä

Rekisterinpitäjä

Loni Logistics Oy (Y-tunnus 3595354-9), Koskelontie 15, 02920 Espoo. Yhteydenotot tietosuoja-asioissa: toimisto@lonilogistics.fi.

Mitä tietoja käsittelemme

Järjestelmään tallennetaan työntekijän nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, tehtävänimike, työmaat joille työntekijä on liitetty, sekä työaikakirjaukset: päivämäärä, työn alkamis- ja päättymisaika, tauot, työn kuvaus ja niistä lasketut tunnit ja ylityöt.

Lisäksi tallennetaan kirjautumista varten salasana suojatussa (tiivistetyssä) muodossa sekä lokitiedot siitä, kuka on lisännyt, muokannut, lähettänyt tai hyväksynyt kirjauksia ja milloin.

Tilaajan yhteyshenkilöistä tallennetaan nimi ja sähköpostiosoite.

Miksi käsittelemme tietoja

Tietoja käytetään tehtyjen työtuntien kirjaamiseen, niiden hyväksyttämiseen tilaajalla, palkanmaksun ja laskutuksen perusteena sekä työaikalain ja työehtosopimuksen mukaisten ylitöiden laskemiseen.

Käsittelyn perusteena on työsopimuksen täyttäminen ja työnantajan lakisääteiset velvoitteet (mm. työaikakirjanpito ja kirjanpitolaki). Tilaajan yhteyshenkilöiden tietojen osalta perusteena on sopimuksen täyttäminen tilaajan kanssa.

Kuka näkee tiedot

Työntekijä näkee omat kirjauksensa. Työnjohtajat, joille on annettu oikeus, näkevät ja voivat korjata omien työmaidensa työntekijöiden kirjauksia ennen niiden lähettämistä.

Työn tilaaja näkee omien työmaidensa osalta työntekijän nimen, tehtävänimikkeen ja hyväksyttäväksi lähetetyt tunnit. Tilaaja ei näe puhelinnumeroita, sähköpostiosoitteita eikä muiden työmaiden tietoja.

Loni Logistics Oy:n hallinto näkee kaikki tiedot. Hyväksytyt tunnit siirretään kirjanpitoon ja palkanlaskentaan.

Tietoja ei luovuteta muille eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Järjestelmä toimii OVH:n palvelimella Saksassa (EU).

Kuinka kauan tietoja säilytetään

Työaikakirjaukset säilytetään kirjanpitolain ja työaikalain edellyttämän ajan, vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jota kirjaukset koskevat.

Käyttäjätili poistetaan käytöstä työsuhteen päättyessä. Nimi säilyy kirjauksissa säilytysajan loppuun, jonka jälkeen tiedot poistetaan.

Evästeet

Järjestelmä käyttää vain toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä: kirjautumisen ylläpitävää istuntoevästettä ja kielivalinnan muistavaa evästettä. Seuranta- tai markkinointievästeitä ei käytetä.

Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat tiedot, pyytää virheellisen tiedon korjaamista ja tietyin edellytyksin tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Pyynnöt osoitetaan yllä mainittuun sähköpostiosoitteeseen.

Jos katsot, että tietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä ilmoituksen tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi).